Подписаться
Курс ЦБ на 02.07
78,41
92,74

Как владельцу бизнеса уйти от рутины и сэкономить время

Бизнес-архитектор Никита Алексеев дает советы о том, как максимально быстро и просто определить рутинные дела и избавиться от них - в пользу дополнительного времени.

Никита Алексеев, Atis Group
 
"В этой статье я поделюсь очень простым, "на троечку", способом ухода от рутины для владельца или руководителя любой компании, отработанным на практике. Чтобы, наконец, можно было пойти в тренажерный зал, слетать с любимым человеком в ОАЭ или поиграть в любимую компьютерную игру. Или чем вы там давно хотели заняться без страха потери бизнеса?
 
А бывает "босс", в принципе, один-единственный человек "в компании" и понимающе лайкает фотки "корпоратив ИПшника/фрилансера". Это боль, реальная боль... А грамотно передать на кого-либо другого процесс сложно, потому что:
 
  • Не знаю как правильно это делается
  • Боюсь, что "накосячат" и не сделают так же качественно как я
  • Боюсь, что уведут бизнес - вопрос безопасности
  • Тупо нет денег на новых людей
 
Получается замкнутый бег по "треку боли".
 
Примеры выше не единственные. Да, что говорить, у нас самих и компаниях, с которыми работаем, похожая ситуация. Поэтому ниже делюсь способом, который позволил уйти от рутины на собственном опыте, на практике.
 
Ниже 5 простых шагов. Сразу просьба - двигаться к следующему шагу только после того как сделали текущий, тогда это будет иметь смысл:
 
1. Берем лист бумаги А4, засекаем 10 минут и начинаем на листе подряд в хаотичном порядке выписывать все ВИДЫ действий, которые есть именно в вашей компании, повторяются изо дня в день.
  • оплатить Яндекс Директ
  • сделать договор
  • отправить коммерческое предложение
  • провести встречу с клиентом в офисе
  • перевести деньги с расчетного счета на карту
  • запланировать дальнейшие действия в компании, стратегию
  • обучить новых сотрудников
и так далее. Таких видов действий должно быть минимум 30. Были рекорды по 80 и 120 видов действий.
 
Как владельцу бизнеса уйти от рутины и сэкономить время 1
 
Весь фокус состоит в том, что когда мы занимаемся, например, "мебельным бизнесом", то мозг как бы упрощает все процессы и сливает их все в один общий кисель, над которым красуется название компании.
 
Этот простой шаг позволяет понять, что в этом киселе есть отдельные "ягоды" - отдельные действия, которые в сумме формируют общую систему. И новые "ягоды" попадают туда постепенно в процессе развития. Здесь, кстати, возникает типичная ошибка стартаперов - они сидят на "игле быстрых результатов". Из-за этого постоянно добавляют новые услуги и процессы в свою компанию.
 
Занимаетесь директом и лендингами? Клиент обратился: "А можете сделать и маркетинг-кит?" - "А почему бы и нет - это ведь дополнительные деньги!" И вот в этот момент происходит главная ошибка молодой компании - создание маркетинг-кита - это увеличение объема киселя - плюс 20 дополнительных видов действий. Вроде бы они все небольшие, занимают совсем немного времени, но все эти мелкие детальки - это "камешки", которые накапливаются, делают бизнес очень тяжелым - вот главная причина возникновения рутины в компании.
 
В общем, как раз из-за такой логики "беремся за все, за что платят деньги" развалилась предыдущая компания, которую мы запускали в Ростове с партнером с января по август 2015 г., в пик у нас работало 17 человек в офисе и около 100 человек в социальных сетях как фрилансеры. Когда мы обратились к профессионалу, чтобы он создал для нас структуру - получилась структура крупного холдинга, который уже лет 10 существует на рынке и в которой должно быть около 150 должностей. Не повторяйте наших ошибок.
 
2. Продолжим. Следующий шаг - просто обвести кружком все виды действий, в которых вы так или иначе участвуете - полностью или периодически.
 
Возможна такая ситуация, что кружками обводятся все действия - значит либо вы один человек в компании, либо выписали не все действия.
 
3. Поставить "!" рядом с теми действиями, которые вы действительно хотите делать сами, они нравятся ИЛИ нельзя по любой причине передавать их на других людей.
 
Например: всего 44 действия, 30 из них в кружках и 10 восклицательных знаков.
 
30 кружков минус 10 "!" = 20 видов действий нужно делегировать - это причины рутины.
 
4. Ниже нужно выписать способы "уничтожения" рутины, а именно:
 
  • конкретные должности, которые должны делать эти действия
  • шаблоны, закрывающие эти действия
  • автоматические сервисы
 
Например, мелкие задачи, такие как "отправить КП", "заполнить договор", "сходить на почту" может сделать личный помощник. А вместо действия "Напечатать письмо" можно просто сделать шаблон письма и так далее.
 
5. Допустим, получилось 5 способов уйти от рутинных действий. Если все они будут внедрены - станет гораздо легче дышать. Теперь осталось самое главное: просто проставить приоритет внедрения - что сделать первым, что вторым и далее. Первым для внедрения выбираем то решение, которое закроет самые рутинные функции и задачи и пишем как и когда это нужно сделать самым простым способом.
 
Как владельцу бизнеса уйти от рутины и сэкономить время 2
 
Это самая простая модель для ухода от рутины, которую уже неоднократно удалось применить на практике и получить гораздо больше свободного времени.
 
Другой вопрос - как сделать так, чтобы новые сотрудники все делали четко и можно было не боятся за качество. Это уже вопрос добавления в работу обучения, видеороликов, регламентов, скриптов, других шаблонов".
Самое читаемое
  • Что с «Гринвичем»? В Екатеринбурге все-таки закрыли самый крупный ТРЦЧто с «Гринвичем»? В Екатеринбурге все-таки закрыли самый крупный ТРЦ
  • В Свердловской области тарифы на услуги ЖКХ выросли на 13,2%В Свердловской области тарифы на услуги ЖКХ выросли на 13,2%
  • Бывшего замминистра обороны приговорили к 13-ти годам колонииБывшего замминистра обороны приговорили к 13-ти годам колонии
  • «Не могу больше»: почему выгоревшие сотрудники уходят, а работодатели снижают объемы найма«Не могу больше»: почему выгоревшие сотрудники уходят, а работодатели снижают объемы найма
Наверх
Чтобы пользоваться всеми сервисами сайта, необходимо авторизоваться или пройти регистрацию.
Вы можете войти через форму авторизации зарегистрироваться
Извините, мы не можем обрабатывать Ваши персональные данные без Вашего согласия.
  • Укажите ваше имя
  • Укажите вашу фамилию
  • Укажите E-mail, мы вышлем запрос подтверждения
  • Не менее 8 символов
Если вы не хотите вводить пароль, система автоматически сгенерирует его и вышлет на указанный e-mail.
Я принимаю условия Пользовательского соглашения и даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.Извините, мы не можем обрабатывать Ваши персональные данные без Вашего согласия.
Вы можете войти через форму авторизации
Самое важное о бизнесе.