Бизнес-архитектор Никита Алексеев дает советы о том, как максимально быстро и просто определить рутинные дела и избавиться от них - в пользу дополнительного времени.
"В этой статье я поделюсь очень простым, "на троечку", способом ухода от рутины для владельца или руководителя любой компании, отработанным на практике. Чтобы, наконец, можно было пойти в тренажерный зал, слетать с любимым человеком в ОАЭ или поиграть в любимую компьютерную игру. Или чем вы там давно хотели заняться без страха потери бизнеса?
А бывает "босс", в принципе, один-единственный человек "в компании" и понимающе лайкает фотки "корпоратив ИПшника/фрилансера". Это боль, реальная боль... А грамотно передать на кого-либо другого процесс сложно, потому что:
- Не знаю как правильно это делается
- Боюсь, что "накосячат" и не сделают так же качественно как я
- Боюсь, что уведут бизнес - вопрос безопасности
- Тупо нет денег на новых людей
Получается замкнутый бег по "треку боли".
Примеры выше не единственные. Да, что говорить, у нас самих и компаниях, с которыми работаем, похожая ситуация. Поэтому ниже делюсь способом, который позволил уйти от рутины на собственном опыте, на практике.
Ниже 5 простых шагов. Сразу просьба - двигаться к следующему шагу только после того как сделали текущий, тогда это будет иметь смысл:
1. Берем лист бумаги А4, засекаем 10 минут и начинаем на листе подряд в хаотичном порядке выписывать все ВИДЫ действий, которые есть именно в вашей компании, повторяются изо дня в день.
- оплатить Яндекс Директ
- сделать договор
- отправить коммерческое предложение
- провести встречу с клиентом в офисе
- перевести деньги с расчетного счета на карту
- запланировать дальнейшие действия в компании, стратегию
- обучить новых сотрудников
и так далее. Таких видов действий должно быть минимум 30. Были рекорды по 80 и 120 видов действий.
Весь фокус состоит в том, что когда мы занимаемся, например, "мебельным бизнесом", то мозг как бы упрощает все процессы и сливает их все в один общий кисель, над которым красуется название компании.
Этот простой шаг позволяет понять, что в этом киселе есть отдельные "ягоды" - отдельные действия, которые в сумме формируют общую систему. И новые "ягоды" попадают туда постепенно в процессе развития. Здесь, кстати, возникает типичная ошибка стартаперов - они сидят на "игле быстрых результатов". Из-за этого постоянно добавляют новые услуги и процессы в свою компанию.
Занимаетесь директом и лендингами? Клиент обратился: "А можете сделать и маркетинг-кит?" - "А почему бы и нет - это ведь дополнительные деньги!" И вот в этот момент происходит главная ошибка молодой компании - создание маркетинг-кита - это увеличение объема киселя - плюс 20 дополнительных видов действий. Вроде бы они все небольшие, занимают совсем немного времени, но все эти мелкие детальки - это "камешки", которые накапливаются, делают бизнес очень тяжелым - вот главная причина возникновения рутины в компании.
В общем, как раз из-за такой логики "беремся за все, за что платят деньги" развалилась предыдущая компания, которую мы запускали в Ростове с партнером с января по август 2015 г., в пик у нас работало 17 человек в офисе и около 100 человек в социальных сетях как фрилансеры. Когда мы обратились к профессионалу, чтобы он создал для нас структуру - получилась структура крупного холдинга, который уже лет 10 существует на рынке и в которой должно быть около 150 должностей. Не повторяйте наших ошибок.
2. Продолжим. Следующий шаг - просто обвести кружком все виды действий, в которых вы так или иначе участвуете - полностью или периодически.
Возможна такая ситуация, что кружками обводятся все действия - значит либо вы один человек в компании, либо выписали не все действия.
3. Поставить "!" рядом с теми действиями, которые вы действительно хотите делать сами, они нравятся ИЛИ нельзя по любой причине передавать их на других людей.
Например: всего 44 действия, 30 из них в кружках и 10 восклицательных знаков.
30 кружков минус 10 "!" = 20 видов действий нужно делегировать - это причины рутины.
4. Ниже нужно выписать способы "уничтожения" рутины, а именно:
- конкретные должности, которые должны делать эти действия
- шаблоны, закрывающие эти действия
- автоматические сервисы
Например, мелкие задачи, такие как "отправить КП", "заполнить договор", "сходить на почту" может сделать личный помощник. А вместо действия "Напечатать письмо" можно просто сделать шаблон письма и так далее.
5. Допустим, получилось 5 способов уйти от рутинных действий. Если все они будут внедрены - станет гораздо легче дышать. Теперь осталось самое главное: просто проставить приоритет внедрения - что сделать первым, что вторым и далее. Первым для внедрения выбираем то решение, которое закроет самые рутинные функции и задачи и пишем как и когда это нужно сделать самым простым способом.
Это самая простая модель для ухода от рутины, которую уже неоднократно удалось применить на практике и получить гораздо больше свободного времени.
Другой вопрос - как сделать так, чтобы новые сотрудники все делали четко и можно было не боятся за качество. Это уже вопрос добавления в работу обучения, видеороликов, регламентов, скриптов, других шаблонов".